BİLGİ BANKASINA GİDECEK BİLGİLERİN ÖN ANALİZİ

Bilgi Bankasına Girecek Bilgilerin Ön Analizi

Zafer KUBDAKUL SlSAG

ÖZET

Bir bilgiyi temin etmehle görevli soru veya soru grubu, zaman içindeki veri, akıgı* kaynaklan, kontrol elemanları, ko&layıcılan ve çeşitli özellikleri belirlenmeden yaşam kazanmış sayılmaz.

SUMMARY

A question ör question group used to obtain tan information cannot be named as «hvingt noithout de/ımng Us tposıtion in time, flow routine, sources, control elements, coders and other characteristics.

1. GiRiŞ

Nasıl toir benzin motoru, yakıtsız kaldığı zaman, vazifesini yerine getiremiyorsa, herhangi bîr konuda karar vermek veya bir işi uygulamakla görevli olan insanoğlu, o alanda gerekli bilgilerden yoksun olduğunda, içinde bulunduğu durum, yakıtsız benzin motorundan pek az farklıdır.

insan beyni geçerli, tutarlı ve yeterli bilgilerle süslendiğinde, kendi vücuduna, çalıştığı kuruma mensup olduğu millete doğru yönü verebilecek, ilerletebilecek yeteneklere sahip olmug demektir. Ancak bazı alanlar ve bu alanlardaki sorunlar, tek bir insanın karar veya uygulamaları için çok geniş ve karmaşıktır. Bu gibi durumlarda, birden fazla insan m, beyin birliğine gitmeleri beklenebilir. Böyle bir birlik büyük sorunlar için, tek çalışmadan daJha kuvvetli olmasına rağmen, yeteri kadar kuvvetli olmayabilir. Bir araya gelmiş beyinlerden tamamen aynı anîayış, çalışma gücü, yaratıcı güç ve çalışma hızı beklenemez. Hepsinden önemlisi, lüzumlu olan bilgileri toplama ve değerlendirmede aynı yöntemi kabul etmemek ve biriblrinden farklı sonuçlara varmaktır. Halbuki toplama, saklama ve işlemede, tam ve üstün büyük bellekli bir beyin bulmak mümkündür ve bunlar elektronik bilgi işlem makineleridir.

Elektronik bilgi işlem makinesi merkez olmak üzere, lüzumlu bilgileri toplayan, kodlâyan, yaratan, yaşatan, saklayan, işleme tabi tutan ve raporlayan sisteme bilişim sistemi, burada mevcut bilgi deposuna da bilgi bankası adi' verilir. Elektronik bilgi işlem makinesi tamamen bilimsel (matematiksel) düzeyde çalışmaktadır. Bilimsel bir karar ve uygulama için, bu sistemin çıkışının da bilimsel bir anlayışta olması lâzımdır. Bu çalışma ve çıkışı sağlamakla görevli girişin de (bilgiler) bilimsel düzeyde incelenmiş olması şarttır.

Elektrik Mühendisliği 176 • 177

2. BÎLGt ANAJJZÎ

Bilimsel anlamda bilgi analizi, sadece hangi bilginin bilgi bankasına girmesi, hangisinin de girmemesi icap ettiğinin arattırması değildir, ileride açıklanacak bu ana fikri öncelikle kabul etmek gereklidir. Bilişim sistemi, bir fabrika olarak kabul edilirse, burada işlenecek ham madde, «bilgi» olur. Ancak bu bilgi, «ham bilgi» olmalıdır. Bilgi ham olmaya ne kadar yakın olursa bilişim sistemi fonksiyonunu o denli yerine getirmiş olur. Böyle bir sisteme işlenmiş bilgi sokmak, mevcut yetenekleri kullanmamak demektir.

Bilgilerin ön analizi çalışma basamakları şu şekilde sınıflandırılabilir :

— Mevcut bilgi toplama ve saklama siste minin incelenmesi. Faydalı ve zararlı yönr lerinln saptanması.

— Bilgi boyutlarının tesbiti. — Bilgi tiplerinin tesbiti ve soru listesinin hazırlanması. — Bilginin çeşitli kriterlere göre sınıflandı rılması. — Bilgi kaynaklarının tesbiti. — Bilgi toplama metodlarjnm tesbiti. — Bilgi toplama zamanlarının tesbiti.

\ — Bilgi hacminin hesaplanması.

2.1. Mevcut bilgilerin incelenmesi

Genellikle bilişim sistemi ve bilgi bankası kuracak büyüklükte olan bir kurumun, uzun zamandır bilgi toplama ve saklama işi ile ilgili olması lâzımdır. Mevcut bilgi toplama ve saklama çalışmalarından faydalanma, kurumun iç yapısını ve yapılacak çalışmaları anlamada çok yararlı olacaktır. Eski sistemi iyi ve kötü yönleri ile inceleme ve değerlendirme, yeni sistemin gelişmesine ıgık tutacaktır.

2.2. Bilgi boyutlarıma tesbiti

Bilişim sisteminden beklenen ve beklenebilecek olan fonksiyonlar göz önünde tutularak bilgi boyutları tesbit edilmelidir. Sistem için lüzumlu olan bilgilerin boyutları geniş ve karışıktır, fakat ıbun'ları ayırmak, sınıflamak ve birbirleri ile olan ilişkilerini bulmak mümkündür, örneğin herhangi bir kurumda, haklarında bilgi saklanacak canlı veya cansız varlıklar (personel, malzeme v.s.) bir bilgi boyutu meydana getirebilirler. Diğer bir bilgi boyutu kurumun idari sınıflanması olabilir Bu örnekte sadece iki bilgi boyutunun var olduğu kabul edilirse, bu bilgi boyutları arasındaki ilişki Şekil l.'deki gibi gösterilebilir.

. T ' p*l c3 • CÖ •

HQ o «• ü »

•• •

-—

PERSONEL MALZEME

•

Şekil 1. Bilgi Boyutu ilişkileri

Böylelikle bilgi matrisleri elde edilmiş olur. Bilgi bütününe bir standart sekil vermek, bir bilgi matrisi halinde göstermek, en ufak bilgi elemanlarının bu bütün içindeki yerini kolaylıkla bulmak için gereklidir. Şekil 1. de gösterildiği gibi; malzeme ve bölge müdürlüğü yönlerinin kesişmesi bir bilgi hanesini meydana getirir. Bu bilgi hanesine, bölge müdürlüğündeki malzeme ile ilgili her türlü bilgi konulabilir. Boyut sayısı arttıkça, bilgi matrisi de çok boyutlu olmaktadır. Böylelikle kurumun bilgi modeli tam hatları ite belirmektedir.

2.3. Bilgi tiplerinin tesbiti

Bir boyut üzerinde toplanmos. bilgiler, kendi aralarında gruplagtırılmalı ve tiplerin incelenmesinde daha alt basamaklara geçilmelidir. Bunu yaparken, ilgili ana gruba ait genel bilgiler üste özel bilgiler de alta alınmalıdır.

Bilgi tiplerinin tesbitinde yapılacak en büyük Is., temel esasları tesbit edilen bilgi bütününü elde etmek için, alt basamaklarda, hangi soruların sorulacağının saptanmasıdır. Bu tip bir inceleme en alt basamağa vardığında, bir büyük soru listesi elde edilmiş, olur. Ancak, bu büyük liste, ölü bir listedir. Ona canlılık kazandırmak, zamana göre yerinin belirlenmesi, fonksiyonunun veya fonksiyonlarının saptanması ile mümkündür. Bu konular, takibeden bölümlerde açıklanmıştır.

2.4. Bilginin çeşitli kriterlere göre smtflan-

Elde edilen bilgi listesi, çeşitli kriterlere göre sınıflandınlmalıdir. Bu kriterlerin en önemlisi, bilginin zamana göre geçerliliğinin tesbit edllr mesidir. Diğer bir deyişle bilgi değişme frekansiina göre değerlendirilmelidir. Bu konuyu, örneğin, üç alt kesimde inceleyebiliriz :

(i) Sabit Bilgi (Statik) Ob) Yan Sabit Bilgi (c) Değişken Bilgi (Dinamik)

Böyle bir inceleme, bilgilerin yaratıcılık ve yaşattcılık özelliklerini ortaya çıkartmış olur.

Kodlama sistemi, projenin ileri safhasnda kurulur. Ancak, kodlamanın hangi seviyede ve kimler tarafından yapılacağı her soru grubu için, ön analiz içinde tesbit edilmelidir. Bunun için kodlama yapacak organların seçilmesi gereklidir. Soru Üstesinin bu yöndeki değerlendirilmesi aşağıdaki şekilde yapılabilir :

(a) Dolduran tarafından (.b) Aradaki bir organ tarafından (c) Merkez tarafından

2.5. Bilgi kaynaklarının tesbiti

Bilişim Sistemi ve Bilgi Bankası, kuruluş. itibariyle ne kadar mükemmel olursa olsun, bankaya yatırılacak bilgi tutarsız ve yetersiz olursa o sistem ulaşılmak istenen gayeye hiçbir zaman erişmez. Bu noktadan hareketle, bilgi kaynaklarının her çeşit bilgi temininde kaynak olabileceği kesinlikle anlaşılan, organ ve kuruluşlar olarak, bilgi tiplerine göre sınıflandırılması, görevlerinin tam olarak belirtilmesi ve kaynaklar üzerinde bir kontrol ve geri besleme mekanizması kurulması gerekmektedir. Bu bilgi türünün kaynağı olarak sadece bir organ isminin verilmesi yarım yapılmış bir iş olarak vasıflandırılır. örneğin, büyük soru listesinin kaynaklara göre değerlendirilmesini, üç alt kesime ayırabiliriz :

(a) Dolduran (ıb) Bilgi doğruluğu kontrol noktası (c) Bilgi akışı lıontroı noktası

Elektrik Mühendisliği 176-177

Alt kesimlerden üçüncüsü olan — Bilgi Akışı Kontrol Noktası— doldurulmuş ve (ilk) doğruluk kontrolü yapılmış formları merkeze iletmekle görevli organdır.

2.6. Bilgi toplama metodlannm tesbiti

Her bilgi tipinin veya grubunun, hangi yollardan toplanacağı, bu is. için, merkezle kaynaklar arasındaki bağlantının tam olarak saptanması ve görevinin belirlenmesi gereklidir. Merkeze akan bilgilerin, zamansız ve/veya tutarsız olması halinde, kimlerin sorumlu tutulacağı, onlara hangi uyarıların ne yolla yapılacağı tesbit edilmelidir, örneğin, zamanında gelmiyen bilgi için Bilgi Akgı Kontrol Noktasında soruşturma yapılmalıdır.

2.7. Bilgi toplama zamanlarının tesbiti

Statik ve bilhassa dinamik bilgilerin toplanma zaman ve zaman aralıkları, kurum yetenekleri göz önünde tutularak en uygun şekilde seçilmelidir. Değişken bilginin, toplanma zaman aralıklanna göre değerlendirilmesi, aşağıdaki alt kesimlerdeki gibi yapüabilinir:

(a) 5 yılda bir toplanacak (b) l yılda bir toplanacak (c) 6 ayda bir toplanacak (d) 3 ayda bir toplanacak

Çeşitli bilgilerin toplanma zamanlarının, kurum imkânları, coğrafi şartlar ve diğerleri göz önünde tutularak kararlaştırılması lâzımdır.

2.8. Bilgi hacminin, hesaplanması ,

Kurumun, malî ve insan gücü imkân ve yeteneklerinin, projenin her safhasında göz önünde tutulması, zorlanmaması ve sistemin bu çerçeve içersinde geliştirilmesi çok önemli bir taban görüştür. Dolayısı ile kurumun kapasitesini bilmek ve kurulacak sistemin kapasitesini ve bilgi haomini hesap edebilmek için gerekli bilgilerden bir kısmını temin etmek, ön analiz süresinde yapılması icap eden bir iştir. Bu amaçla ilgili bilgilerin temini, büyük soru listesinin aşağıdaki şekilde değerlendirilmesi ile mümkün olabilir :

1. Soru gruplarının zaman dağılımı gözönüne alınarak a) Kaç kişi tarafından cevaplandırıla cağı b) Her soru grubunda kaç soru olduğu c) Her cevabın ne kadar yer tuttuğu (bellek yeri)

2. Sistemi genişletme veya küçültme konu olduğunda kullanılmak üzere, Bilgi Ban kası için iüzumluluk derecesine göre de ğerlendirilmesi a) Çok lüzumlu b) Lüzumlu o) Az lüzumlu

3. Toplanacak bilgilerin, halen çeşitli kade melerde, çeşitli yollarla toplanmakta olan bilgilerle mukayesesi, hangilerini ne şe kilde içine aldığının, hangilerinin bunun dışında kaldığının tesbitidir.

3. SONUÇ

Yukarıda sıralanan ve açıklanan analiz basamakları sonucu, büyük soru (bilgi) Üstesine canlılık kazandırıldığl iddia olunabilinir. Bu işi yaparken, bir tablonun doldurulması mümkündür. Bu tablo doldurulurken, sadece analiz için verilmiş kod numaraları, rakkamlar ve kelimeler kullanılabilir.

Yapılan bir ön çalışma sonucu, bilgi analizini o hale getirmelidir ki, ilerideki bir aşamada çalışan sistem kurucusu, bilginin eksik kalmış bir analizini kendi yapmak durumunda olmasın, örneğin, bilgi formlarının şeklini tesbit eden bir kimse, o forma hangi soruları, hangi düzende ve ne şekilde alacağını, ön çalışmada saptayabilsin. Sistemin hacmini hesaplayan bir uzman, bilginin hacmini kolayca hesaplayabilsin. Soru lisıtesindeki bir soruyu, sadece kelime olarak değil, onu nitelikleri, fonksiyonları, zaman içindeki yeri ile görebilsin.

Elektrik Mühendisliği 176 - 177