YÖNETİMDE BİLGİSAYAR KULLANIMINA İLİŞKİN KİMİ SORUNLAR

Yönetimde Bilgisayar Kullanımına İlişkin Kimi Sorunlar

Aydın KOKSAL,

Hacettepe Üniversitesi

ÖZET Otelci uygulamalardan tamamen değişik özellikler gösteren yönetimde bilgisayar kullanımına ilişkin sorunlar, Türkiye gerçekleri göz ]önüne alınarak incelendiğinde, yeni atılımlarda bulunacak kuruluşlar için önemli tiır takım ilkeleri açıklığa kavuşturmuş olacaktır.

SUMMARY Management applteatıons of computers has dit-ferent characteristics, compared to other applıca-tions. When proolems related to management applıcations are analyzed consıdenng \the sıtua-tion, in TurK,ey, new applications wıll bene/ıt a lot.

GlBÎŞ

Bilgisayarların bilimsel uygulamalarda ya da eğitimde kullanılma koşullan, yönetimde kulla-nılmalarındaki ko§ullardan bütünüyle ayrıdır. Bu yazıda yönetsel ortamlarda kullanman bilgisayarlardan verim sağlanabillmlesi için gerekli 'koşullar, dünyada [1] ve Türkiye'de kazanılmış deneylerin ışığında anlatılacak, özellikle yeni bilgisayar sistemleri kurarak yönetsel uygulamalara geçmek durumundaki kuruluşlarımızın yararlanabilecekleri bir takım ilkelere değinilecektir.

Yazının sonuna, Türkiye'deki birikimin yeni bilgisayar kullanıcılarına iletilmesinde yararlı olacağı düşüncesiyle kaynaklar ve kimi terimler eklenmiştir.

1. GENEL SORUNLAR

«Türkiye'nin içinde bulunduğu atılımda, gelişmiş ülkelerle arasındaki uzaklığı kapatabilmesi, ülke yönetiminin, ikinci «endüstriyel devrim» ile birlikte çağdaş yönetim tekniklerinin geliştirdiği araç ve yöntemlerle donatılmış bir «Kamu Yönetim Sistemi» ile güçlendirilmesini gerektirir» [2].

Bu amacın gerçekleşmesi için bilgisayarlardan yararlanmak zorunludur. Bununla birlikte bitr birinden bağımsız verilerin ayn ayrı işlenmesiyle sağlanan yalın veri işlem (data pro-cessing) uygulamaları, yönetimi çağdaş bılimr sel teknik ve yöntemlerle güçlendirmek sayılmamalıdır. Yönetime anlamlı bir katkı verebilecek destek, ancak yönetilen örgütle bütünleşmiş bir bilişim sistemi uygulamasıyla sağlanır. Bil1 örgiitten toplanan bilgilerin biriktirilmesi, yaşatılması ve üzerinde işlemler yapılarak istenen yerlere istenen biçimlerde akışının bir bilgisayar yardımıyla mekanikleşmesinde izlenen yöntem ve teknikler «bilişim teknikbilimi» olarak adlandırılır. Böyle bir yaklaşımda, bilgisayar uygulamaları ilkin ve bütün uygulama boyunca t-ürekli olarak, eğltimte ele alınır, teknik ve yö-

Elektrik Mühendisliği 176 - 177

netsel personel uygulama koşullarına yöneltilir. Eğitim genel çizgisinin altında sırayla politika tanımlama, planlama, sistem çözümleme ve işletme öğelerine adım adım yaklaşılır. Bu tür bir uygulamada donanımın görevi sanıldığından daha küçüktür. Güç olan çaba sistemin verimini sağlamak üzere örgütteki öğeler arasındaki ilişkilerin açıklıkla tanımlanması ve çalışma biçiminin akıcı olarak düzenlenmesidir.

1.1. Makina-lnsan ilişkisi

Bilişim sisteminin genel yönetim düzeni içinde bütünleşmesi için örgütün, yüksek yönetim katlarının kararlılığının yanısira sistemin yaşamasını Bağlıyacak öğeler olan alt düzeydeki in-sangücünün de yeni sisteme yöneltilmesi Ve yetiştirilmesi gerekir. Mekanik çalışma ortamının yanılmazlık ve haz gijbi niteliklerine ve bilgi akış kurallarına bütün örgütün uyması, verim sağlamak için ön koguldur. öte yandan bilgi akış sorununun dışında, sistem çözümleme çalışmalarından sonra, işleri programlayıp maki-naya verecek olanlar da yine uzmanlaşmış kişilerdir. Bir bilgisayar donanımını verimli kılan sistem çözümleme, sistem tasarım, programlama v.b. çalışmalara yazılım adı verilir. Verimli bir bilgisayar kullanım!' için donanım giderleri ölçüsünde yazdım gideri öngörülmelidir [4]. Bilgisayar kullanımında insangücü, teknik bilgi ve yöntemler, donanımdan ağır basan etmenlerdir.

1.2. Bilgi Bankası Kavramı

Yöneticinin karar verme görevim yerme getirebilmesi, son durumu gösteren kesin ve anlamlı bilgileri elde edebilmesine bağhdır. Bunun başarılamamasının nedenleri şöyle sıralanabil'ı? [5] :

a) Toplanması gerekli bilgi türleri günün değişen koşul ve gereksinimlerine göre yapılmamakta, uzun yıllardan beri aynı bilgi kalıpları hiç değiştirilmeden kullanılmaktadır.

b) Toplanan bilgiler yalnızca günlük işlem lerin yürütülmesine elverecek .biçimde ele alın makta, uzun sürede pek değerli olabilecek bil giler sistemli bir ayrım ve bilgi saklama düzeni olmadığından dağılıp yitmektedir.

c) Bilgi toplama, saklama ve dağıtma iş lemlerini tek elden yürüten bir kuruluş (Bilgi Bankası) bulunmadığından her birim kendi ge reksinimini kendi yeteneklerince sağlamaya ça lışmakta, bu yüzden kimi önemli konular atla nırken, kimi sıradan bilgiler için gereğinin kat kat üstünde emek ve para harcanmaktadır.

d) Bilgiler, formlar, kodlar, terimler gibi konularda hiçbir standart geliştirllmediğlnden aynı bilgiler değişik biçim ve koşullarda birden çok kez istenebilmekte, dolayısıyla elde edilen sonuçlarda kesinlik ve güvenilirlik kalmamak tadır.

e) Çağdaş yönetimin gereksindiği bilgilerin türü ve sayısı, artık, yeni teknikbilimler uygu lanmadan sonuç alınamayacak Ölçüde çoğalmış tır. Teknikbilim sözcüğünün içinde bilgisayar ve ilişkin donanımlarla birlikte bilgi akış, sistem çözümleme, sistem tasarım gibi insan etmenine bağlı teknikler özellikle düşünülmelidir.

Başarısızlığı doğuran etmenleri sıralamanın yaran, bir bilgi bankasının varlığı için gerekli koşullardan yalnız küçük bir kesimin donanım sorunuyla ilgili olduğunu, buna kargılık, insan-güoüne dayanan ve bilgisayarın verimi için gerekli koşulların hazırlanmasjna ilişkin ön çalışmaların ye sürekli sistem desteğinin çok büyük önem taşıdığını göstermektir [6].

2. TÜRKİYE'YE ÖZGÜ

SORUNLAR 2.1. 1968 Durumu

DPTnın Ekim 1968 tarihli raporunda [7] özet olarak su gözlemler sıralanmaktaydı :

1. Gerekli sistem çözümleme çalışmaları yapıl madan ve personel eğitimi tamamlanmadan bilgisayar sistemleri kurulmaktadır;

2. Kamu kesiminde bilgi işlem personelinin ay lıkları özel kesime göre % 50 düşüktür;

3. Bilgisayar sistemi seçiminde, satıcı firmanın satış mühendisi inisiyatifi elinde tutmakta gerekli sistem görünümünü kendi seçmekte dir;

4. Donanımın satın alınmasının ya da kiralan masının ekonomik karşılaştırması yapılma makta, satıcı firmanın inandırma yeteneği ne göre karar alınmaktadır.

5. Sistem belirli bir çalışma düzenine girdikten sonra eğitim çalışmaları durmaktadır. Aynı raporda donanım yeteneği ve kullanımı da şöyle özetlenm'eikteydi :

1. Bilgisayar sistemleri bulunan kuruluşlar el lerindeki donanım yeteneğini tam olarak kul lanamamakta, bu durumu gidermek üzere öteki kuruluşlarla işbirliğine de yönelmemek tedirler.

2. Malî nedenlerden dolayı personelin ek çalış ma (fazla mesai) yapamaması kimi dona nımlar bakımından bir darboğaz yaratmak ta, kuruluşlar bu durum karşısında yardım cı donanım alma yoluna gitmektedirler.

3. Kimi bilgisayar sistemleri satın alınmış oldu ğundan, kimi kiralanmış donanımların da, yönetici ve ilgili personelin yeterli bilgiden yoksun olmaları nedeniyle değiştirilmemesi sonucu, yavaş ve yeteneksiz makinaların kul lanımı sürmektedir.

Bütün bu gözlemlere çözüm yolu olarak raporda iki öneri ileri sürülmüştür :

1. Kuruluşları işbirliğine zorlayıcı önlem ler gereklidir. Yeni merkezlerin kurulması ve eski merkezlerin güçlendirilmesi için gerekli do nanımlara döviz verilmesi için- bir kurul ra poru ve bu raporun DPTce onayının Maliye Ba kanlığınca aranması gerekir.

2. Kamu kesiminde bu alanda çalışan per sonel için yeni bir ücret politikasına gidilmelidir.

Bu raporun ortaya koyduğu gerçek 1968 yılında Türkiye'deki bilgisayar kullanan kuruluşların birçok sorunlarla karşı karşıya bulun-luklan ve kurulu donanımlardan verim sağlayamadıklarıdır. Bununla birlikte 68 yılına kadar Türkiye'nin toplam bilgisayar yatırımı her yıl % 100 dolaylarında artmış ve 19671de toplam 29 elektronik bilgisayar için yüljk 114.000 dolar karşılığını bulmuştur. Bunlar genellikle küçük sistemlerdir; 9500 dolar aylılk kiranın üzerinde yalnız bir sistem kurulmuştur [8]. Verimsiz olarak geliştiği öne sürülen bilgi işlem kesiminin yalnız elektronik bilgisayar donanımı için 1960 tan 1967 sonuna değin biriken harcamaları ise toplam 2.232.0000 dolar karşılığını bulmuştur.

2.2. Bugünkü Durum

Bilgi işlem bilgi ve görgüsü bakmından Türkiye 1971 yılana, 1968'den çok ileride bir düzeyde girmiştir. Her şeyden önce elektronik bilgisayar sayısı 76'ya çıkmış, bunlar için 1970 yılında ödenen para 281.900 dolar karşılığını bulmuştur. 1960 yılından 1970 sonuna değin biriken donanım harcaması ise 8.996.000 dolar karşılığıdır. 1971 yılında hiçbir yeni sisteme gidilmese bile biriken yatırım harcaması 1971 sonunda 12.379.000 dolar karşılığıdır. Bu toplam değerin % 60 kadarının yurt dışına aktarıldığı düşünülmelidir.

2.3. Olumlu Gelişme

Yatırımın 1968 başında 2.232.000 dolardan

1971 sonunda 12.379.000 dolara çıkması şu olum

lu sonuçlan doğurmuştur :

,

— Bilgisayar kullanımı pek çok kamusal ve özel kuruluşun gereksindiğini bir yö netim koşulu olarak benimsenmiştir.

— Kuruluşlar 1968 öncesinde olduğu gibi yi ne küçük bilgisayar sistemlerine yönelse ler de (aylık kira değeri 3500 dolardan az 46, 6500 dolardan az 66 bilgisayar), aylık kira değeri 9500 doların üze rinde Ankara'da 5 sistem kurulmuş tur. Yalnız bu 5 bilgisayar, Ankara iş yükünü karşılaması gereken 60.000 dolar karşılığı aylık kirası olan bir bilgisayar hizmetidir [*]. Ayrıca Ankara'da bu 5 büyük sistemin yanında 32 elektronik bilgisayar çalışır durumdadır. Bu sayı ların dışında da yine delikli kartlar üze rinde bilgi işlem yapan birçok çizelgeJeylci kullanılmaktadır. Endüstrisi olma yan bir kent için bu donanım topluluğu, yeni donanımlara gereksinilmeden büyük bir iş yükünü kaldırabilecektir.

— Bilgisayarlar yalnız çap bakımından büyümemiş, nitelik bakımından da yeni tek niklerde bilgi ve deney sağlanmıştır, ör neğin Hacettepe Üniversitesinde sürdüdürülen çalışma bütünleşik bir yönetim sisteminin tasarımı ve uygulanmasıdır. Kullanılan B 3500 sistemi uzak yazıcı ve göstericilerle donatılmış 15 düzeyli çok iş düzeninde çalışan, rastgele eri şimi! yönetsel bilgi kütüklerinin saklan ması için dev disk bellekleri olan bir gerçek zaman sistemidir. Bu tür bir sis temin bakım, sistem programlama, işle tim sorunlarının çözümünde sağlanan de ney, sistemin kaldırabileceği iş yükünü aşan bir katkıdır.

— Türkiye bilgisayar kullanımında, ilkel düzeyi çoktan aştığı gibi, temel düzeyden işletim düzeyine geçmenin sıkıntılarını

yaşamaktadır [**]. Bu geçiş daha çok sayıda bilgisayarın kurulmasıyla gerçek leşecek nicel bir değişiklik değildir. Söz konusu olan bir teknikbilimsel yakla şımın benimsenmesi ve uygulanması tü ründen bir nitelik değişimidir. Bilgisa yarların verimli kullanılması, özellikle geri kalmışlık koşulumuzda, ancak bu sıçrayışın gerçekleşmesiyle sağlanacak tır.